Положение о формировании ведении, хранении и проверке личных дел учащихся

ПОЛОЖЕНИЕ
о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел учащихся в
Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении
«Средней общеобразовательной школе №2»
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет требования по оформлению, заполнению
(ведению) и хранению личных дел учащихся, а также регламентирует этапы и
последовательность работы сотрудников с личными делами учащихся.
1.2. Настоящий Порядок разработан в соответствии с:
- Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской
Федерации»;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- приказом Минобрнауки от 22.01.2014 № 32 «Об утверждении Порядка приема
граждан на обучение по образовательным программам начального общего, основного
общего и среднего общего образования»;
- приказом Минобрнауки от 12.03.2014 № 177 «Об утверждении Порядка и условий
осуществления перевода обучающихся из одной организации, осуществляющей
образовательную деятельность по образовательным программам начального общего,
основного общего и среднего общего образования, в другие организации, осуществляющие
образовательную деятельность по образовательным программам соответствующих уровня и
направленности»;
- Правилами приема детей в МБОУ «СОШ №2».
1.3. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную папку (файл), в
которой находятся документы или их заверенные копии.
1.4. Личное дело ведется на каждого учащегося школы с момента его зачисления и до
отчисления учащегося из школы.
1.5. При приеме ребенка в школу секретарь принимает его документы и передает их
классному руководителю для дальнейшего формирования личного дела обучающегося
согласно настоящему Положению.
II. Порядок формирования личного дела при зачислении учащ егося
2.1. В личное дело учащегося вкладывают следующие документы:
- заявление родителей (законных представителей) о приеме с пометкой о том, что они
ознакомлены с уставом школы, лицензией, свидетельством об аккредитации и локальными
актами школы, а так же что обучение будет проводиться на родном русском языке;
- личная карта учащегося (приложение 1);
- согласие родителей (законных представителей) учащегося на обработку их
персональных данных и персональных данных ребенка;
- копия свидетельства о рождении ребенка либо иной документ, который
подтверждает родство или законность представления прав ребенка;

- копия свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства (пребывания) на
закрепленной территории - для детей, проживающих на закрепленной территории. Вместо
свидетельства родители вправе предъявить иной документ, который содержит сведения о
регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной
территории;
- копия документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской
Федерации, - для иностранных граждан или лиц без гражданства;
- согласие родителей (законных представителей) на обучение по адаптированной
основной общеобразовательной программе на основании заключения психолого-медико
педагогической комиссии - для детей с ограниченными возможностями здоровья (ОВЗ);
- аттестат об основном общем образовании установленного образца - при
поступлении в 10-11-й классы. В период обучения учащегося в 10-11-м классах аттестат об
основном общем образовании находится в кабинете директора (в сейфе) и выдается на руки
после получения учащимся среднего общего образования;
- иные документы, представленные родителями (законными представителями) по
собственной инициативе. Перечень документов, представленных родителями (законными
представителями) дополнительно, вносится ими собственноручно в заявление о приеме в
школу.
2.2. В течение года в личные дела обучающихся добавляются новые документы:
- 2^1-й классы: заявления от родителей и обучающихся о выборе учебного курса;
- 5-9-й классы: заявления от обучающихся о выборе учебного и элективного курса,
анкета о выборе учебных, элективных курсов;
2.3. Родители предоставляют оригиналы документов для снятия копий. Если они на
иностранном языке - то вместе с нотариально заверенным переводом.
2.4. Копии документов заверяются подписью классного руководителя и печатью
школы.
III. Порядок ведения и хранения личных дел.
3.1. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле
необходимо вести четко, аккуратно. По окончании каждого года под графой «подпись
классного руководителя» проставляется печать школы.
3.2. Личное дело должно иметь номер, соответствующий номеру в книге учета
движения учащихся.
3.3. Личные дела учащихся каждого класса формируются в одну папку. В папку
вкладывается список класса в алфавитном порядке с указанием номера личного дела.
3.4. Личные дела располагаются в папке в алфавитном порядке.
3.5. Личное дело должно содержать внутреннюю опись документов (приложение №
2 ).
3.6. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об ученике, данные о
результатах промежуточной и итоговой аттестаций.
3.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере
изменения данных.
3.8. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с
указанием фамилии, имени, отчества и номера личного дела. Если ученик выбыл в течение
учебного года, то в специальной графе делается отметка о выбытии, указывается помер
приказа об отчислении.
3.9. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.10. Классный руководитель в течение учебного года заполняет личное дело дважды:
- в начале учебного года уточняет список класса, вносит необходимые изменения
(адреса, телефоны, фамилии и т. д.), знакомится с личными делами вновь прибывших
обучающихся;
- по окончании учебного года проставляет все отметки по предметам в соответствии с
учебным планом класса, записывает сведения о наградах и поощрениях, проставляет

количество пропущенных уроков, заверяет все данные печатью и сдает личные дела
заместителю директора по УВР, курирующему класс;
- в течение учебного года изменения вносятся оперативно по мере поступления.
3.11. По окончании учебного года в личном деле делается запись:
- учителями 1-4-х классов: «переведен в ... класс»;
- классными руководителями 5-8-х: «переведен в ... класс»;
- классными руководителями 9-х классов: «Окончил основную школу»;
3.12. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и
мае текущего года на наличие необходимых документов и их актуальность.
IV. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из школы
4.1. Выдача личного дела родителям учащегося производится секретарем после
оформления его классным руководителем и проверки заместителем директора по УВР, на
основании заявления родителей и подтверждения принимающей образовательной
организации.
4.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии,
а родители или законные представители обучающегося ставят свою подпись в графе
«отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный
руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.
4.4. Если обучающийся продолжает обучение в школе после 9-го класса, то ведется
его прежнее личное дело. Если учащийся будет получать среднее общее образование в
другой образовательной организации, то личное дело передается в архив, а лицу,
получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об
основном общем образовании.
4.5. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где
хранятся в течение трех лет со дня выбытия учащегося из школы.

Приложение 1

ЛИЧНАЯ КАРТА ОБУЧАЮЩЕГОСЯ
№ ____

(фамилия, имя, отчество)
__________________________________________ ученика________________________________
(полное название общеобразовательного учреждения и место его нахождения)
Зачислен в ___класс

(подпись директора)
МП.
№
п.
п.

Наименование
предметов
г.
кп.

г.

кл.

хл_____

КП
—

Итоги года

(Переведен в
следующий класс,
оставлен в том же
классе, выпущен,
исключен)
Печать и подпись
классного
руководителя
1. Сведения об изучении факультативных курсов:
2. Награды и поощрения:__________________________________ _ _

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОБУЧАЮЩЕМСЯ
1.

____________________________________________________________________________________________________________________

2. Пол:

мужской, женский
(подчеркнуть)
3. Родился
_в______ году в_______________месяце______ числа___________________________ _
4. Основание: _____________________________________________ ________________________________
5. Фамилия, имя, отчество родителей:
мать _______________________________________
контактный телефон: _____________ _______ _
о т е ц _______________________________________ контактный телефон: _________________________ _
6. Где воспитывался (обучался) до поступления в 1-й класс:
7. Сведения о переходе из одного общеобразовательного учреждения в другое, выбытии и окончании
общеобразовательного учреждения:

8. Сведения о переходе на получение образования в семье, в порядке экстерната:

9. Домашний адрес
обучающегося:

Приложение 1

ЛИЧНАЯ КАРТА ОБУЧАЮЩЕГОСЯ
№ ____

(фамилия, имя, отчество)
___________________________________________ученика________________________________
(полное название общеобразовательного учреждения и место его нахождения)
Зачислен в ___класс

(подпись директора)
МП.
№
п.
п.

Наименование
предметов

г.

кл.

КП.

кл.

КЛ.

КП.

КЛ.

КП.

кл.

г.

г.
КП.

КП

Итоги года

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОБУЧАЮЩЕМСЯ
1
2. Пол:
.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

мужской, женский
(подчеркнуть)
3. Родился
_в______ году в_______________месяце______ числа______
4. Основание: ______________________________________________________
5. Фамилия, имя, отчество родителей:
мать _______________________________________
контактный телефон:
отец _______________________________________
контактный телефон:
6. Где воспитывался (обучался) до поступления в 1-й класс:
7. Сведения о переходе из одного общеобразовательного учреждения в другое, выбытии и окончании
общеобразовательного учреждения:

8. Сведения о переходе на получение образования в семье, в порядке экстерната:

9. Домашний адрес
обучающегося:

Приложение 2

опись
документов, имеющихся в личном деле обучающегося

(Ф.И.О. ребенка)

№
п/ п

Наименование документа

Заявление родителей от

Личная карта

Согласие родителей на обработку их
персональных данных и персональных
данных ребенка
Копия
свидетельства
о
рождении

Дата
включения
документа
в личное
дело

Количество
листов

Справка о регистрации по месту
жительства либо копия домовой книги от
по
адресу
Договор о приеме на обучение по
образовательной программе основного
общего образования
Копия паспорта родителя (законного
представителя)
Договор о предоставлении в пользование
электронного пропуска
Согласие на обучение на родном русском
языке

Личное дело сформировано:

________________________________
(Ф. И. О ., д о л ж н о с т ь )

(д а та )

(п о д п и с ь )

Дата
изъятия
документа

Кем
изъят
документ
и по
какой
причине